Přeskočit na hlavní obsah

Ako evidovať a spravovať dodávateľov

Či už podnikáte v stavebníctve, výrobe alebo digitálnych službách, so správou dodávateľov sa stretnete v každej oblasti. Potrebujete evidovať dodávateľov a objednávky na materiál, nástroje či kancelárske potreby, a ľahko v tom môže vzniknúť zmätok. V tomto článku vám ukážeme, ako vám Lumeer pomôže uložiť a zobraziť všetky informácie na jednom mieste.

Ako modelový príklad použijeme chemické laboratórium, no nemajte obavy - uvidíte, že princípy evidencie dodávateľov sú rovnaké vo všetkých odvetviach. Identifikovali sme tri základné entity: dodávateľov, objednávky a položky inventára. Pre každú z nich vytvoríme kolekciu (ak je toto prvý raz, kedy vytvárate kolekciu, môžem vám s tým pomôcť článok First time in Lumeer - chystáme aj slovenský preklad):


Kolekciu vyplníme všetkými položkami, ktoré dostávame od našich dodávateľov:


Vyplníme tiež dodávateľov:


Teraz vidíme dve tabuľky, ktoré nám ale neposkytujú celkový obraz o realite, kedže v nich chýba informácia o tom, ktorého dodávateľa kontaktovať pre dodávku danej položky.
Do tabuľky Inventory (Inventár) by sme mohli pridať nový stĺpec a doplniť doň meno dodávateľa. Tento jednoduchý prístup má ale niekoľko slabín: Po prvé, meno dodávateľa musíme vypĺňať znova a znova. Po druhé, ak chceme dodávateľa kontaktovať, musíme si otvoriť kolekciu Suppliers (Dodávatelia) a vyhľadať v nej jeho meno. Po tretie (a najdôležitejsie), medzi týmito dvomi kolekciami neexistuje referenčná integrita. To znamená, že môže nastať situácia, kedy meno dodávateľa v kolekcii Suppliers nenájdete, pretože bolo zmenené alebo vymazané, a dodávateľov v kolekcii Inventory potom nikto neaktualizoval.
Poďme tento problém vyriešiť prepojením kolekcií. Keď sú kolekcie prepojené, každý záznam z jednej kolekcie môže byť spojený (cez tzv. inštanciu prepojenia - môžete si ju predstaviť ako čiaru spájajúcu dva riadky medzi tabuľkami) s ďalšími záznamami z druhej kolekcie.


Prepojené záznamy môžeme zobraziť jeden vedľa druhého. Všetky relevantné informácie tak uvidíme pokope.


Ak predpokladáme, že k týmto informáciám budeme pristupovať často, môžeme si uložiť túto obrazovku. Takto sa k nej nabudúce dostaneme jedným klikom (ak je toto prvý raz, kedy pracujete s obrazovkami, môžem vám s tým pomôcť článok Storing screens as views  - chystáme aj slovenský preklad).

Ako sme povedali, záznamy sú prepojené, nie skopírované. To znamená, že ak zmeníte kontaktnú osobu v tomto pohľade s prepojenými záznamami, zmeníte aj dáta v kolekcii Suppliers. Táto funkcionalita zabezpečí, že sa vyhnete duplikátom, a namiesto toho vám poskytne jediný zdroj pravdy (z angl. single source of truth).
Ale čo keď potrebujeme zmeniť dodávateľa nejakej položky? Ak prepíšeme dáta, zmení sa aj záznam v Suppliers. Namiesto toho pravým kliknutím odpojíme riadok.


Rovnako, ako sme prepojili Suppliers and Inventory, môžeme teraz prepojiť aj Orders (Objednávky).


Je tu ale jeden malý rozdiel: informácia o objednávke obsahuje dodávateľa aj položky zároveň. Lumeer samozrejme dokáže pracovať s viacerými prepojeniami:


Stĺpec Count (Počet) v Inventory v tejto obrazovke nedáva zmysel - zobrazuje počet položiek v inventári, nie v objednávke. Aby sme sa vyhli zmätkom, na tejto obrazovke ho skryjeme.


Jedna objednávka môže samozrejme obsahovať viac než jednu položku. Znázorníme to prepojením viacerých záznamov z Inventory s jedným záznamom z Orders. Spomenieme si, že sme predtým nepridali žiadneho dodávateľa k pipetám, preto sa dodávateľ pre pipetu automaticky nevyplní.


S touto obrazovkou budeme pracovať opakovanie, preto si ju uložíme.

Na začiatku tohto článku sme spomenuli, že vám ukážeme, ako uložiť aj zobraziť všetky informácie na jednom mieste. Čo ale robiť v prípade, že potrebujete nájsť konkrétnu časť informácie? Stačí použiť vyhľadávacie pole a zadať želaný dopyt.




V tomto článku sme si ukázali, že evidencia dodávateľov s Lumeerom nemusí byť nezrozumiteľná skupina tabuliek. Zaregistrujte sa alebo sa prihláste do Lumeera a vyskúšajte si to sami!

Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Ako zobraziť kandidátov na mape

V minulom článku sme si ukázali, ako zobraziť dáta v kalendári, ale čo keď majú okrem časovej dimenzie aj priestorovú?

Práca s adresami môže byť náročná, pretože majú pomerne zložitú štruktúru (najčastejšie je to ulica, mesto a PSČ) a môžu byť zapísané vo formátoch, ktoré sa v rôznych štátoch líšia. Ak však chceme, aby sa zoznam adries ľahko prehľadával a udržoval, náš systém potrebuje poznať význam každej časti textového reťazca s adresou. Keď začneme zapisovať adresu do tabuľky, Lumeer nám zobrazí návrhy, z ktorých si vyberieme správnu adresu. Tieto návrhy šetria čas, ktorý by sme inak strávili písaním celej adresy, a majú aj ďalšiu výhodu: keďže nám Lumeer zobrazil návrhy, pozná význam celého reťazca s adresou a vie určiť, ktorá časť reprezentuje ulicu, ktorá mesto atď., čo je veľmi užitočné aj pre vizualizáciu na mape.

Keďže naša tabuľka teraz obsahuje stĺpec s adresou, môžeme jej riadky ľahko zobraziť na mape tak, že prepneme typ pohľadu.

Teraz už vidíme kandidátov zobrazených na ma…

Ako vytvoriť prehľad pracovných ponúk

Evidovať informácie o dvoch či troch pracovných ponukách vo vašej spoločnosti je jednoduché a stačí na to tabuľkový procesor či iný jednoduchý nástroj. Ako však rastie množstvo ponúk, kandidátov a ďalších údajov, je stále ťažšie nestratiť sa v nich a udržovať si prehľad. Dát je veľa - kandidáti s menami, adresami a pozíciami, o ktoré sa uchádzajú, a tiež pracovné ponuky s ponúkanými mzdami a menami manažérov, ktorí ich vypísali. Všetky tieto údaje spolu súvisia a v tomto článku si ukážeme, ako ich efektívne spravovať a prezerať prostredníctvom Lumeera.
Keďže Lumeer umožňuje ukladať podobné dáta do kolekcií, budeme chcieť uložiť informácie o kandidátoch, pracovných ponukách a zamestnancoch do oddelených kolekcií. Takto je to určite najintuitívnejšie, pretože kandidáti (Candidates) majú podobné atribúty, napr. meno, adresu, telefónne číslo alebo dátum, kedy sa uchádzali o prácu. Na druhej strane, pracovné ponuky (Postings) majú názvy a ponúkané mzdy a manažéri, ktorí ponuky vypísali, sú …

Ako mať prehľad o úlohách pre zamestnancov

Keď viacero zamestnancov pracuje na viacerých projektoch, aj v malej firme sa vám môže stať, že stratíte prehľad o tom, kto a na akých úlohách vlastne pracuje. Je ale veľmi dôležité mať k týmto informáciám prístup: chcete vedieť, aký je súčasný stav projektu, alebo chcete vedieť, ako sú vaši zamestnanci vyťažení.
Možno máte pocit, že sa všetky tieto informácie strácajú v kope tabuliek a emailov. Všetky tam niekde sú, ale často strávite minúty až hodiny prehľadávaním dokumentov, aby ste ich našli. Chceli by ste mať všetko na jednom mieste? Chceli by ste každú otázku o stave alebo kapacite zodpovedať po pár klikoch? Chceli by ste, aby sa všetky zmeny rýchlo a automaticky dostali ku všetkým zamestnancom, ku ktorým sa majú dostať? V tomto článku si ukážeme, ako to všetko dosiahnuť s Lumeerom.
Po prihlásení do Lumeera vytvoríme nové kolekcie: TasksPeople a Projects pre úlohy, zamestnancov a projekty. Pod pojmom kolekcia si môžeme predstaviť súbor podobných záznamov alebo množinu riadkov…