Přeskočit na hlavní obsah

Ako vytvoriť znovupoužiteľnú pozvánku na rokovanie obecného zastupiteľstva

Miestne samosprávy všetkých veľkostí zohrávajú dôležitú úlohu v živote každej krajiny. Sú prostredníkom medzi štátom a občanmi, aby mali k sebe bližšie. Na to ale musia okrem iného dodržiavať pravidlá o tom, aké údaje majú ukladať a zverejňovať.
Kdekoľvek pracujeme s dátami, tam je takmer vždy priestor na zvýšenie efektívnosti a dnes si ukážeme, ako v Lumeerovi využiť pohľad s názvom chytrý dokument. Jednoducho vytvoríme takú pozvánku na zasadnutie miestneho zastupiteľstva, ktorá zamedzí kopírovaniu a duplikovaniu údajov a tak zníži čas, ktorí členovia strávia administratívnymi činnosťami. Nezabudnime ale poznamenať, že koncept chytrého dokumentu je všeobecný a použiteľný v mnohých úlohách z rôznych oblastí.

Začnime s vytvorením kolekcie, ktorá bude obsahovať informácie o stretnutiach. V Lumeerovi predstavuje kolekcia zoznam záznamov s rovnakou štruktúrou - podobne ako súbor alebo tabuľka.



Po kliknutí na ikonu sa kolekcia zobrazí ako tabuľka a my pridáme hlavičky všetkých potrebných stĺpcov. Každý riadok reprezentuje jedno zasadnutie.


Najbližšie zasadnutie sa uskutoční 3.januára a na toto zasadnutie pripravíme pozvánku. Vyberieme riadok so zasadnutím - mohli by sme samozrejme vybrať viac riadkov a pracovať s nimi naraz, ale teraz potrebujeme len tento jeden riadok. Potom prepneme na pohľad Chytrý dokument.


Vidíme základ nášho dokumentu: údaje z riadku sú zobrazené vo väčšom detaile. Keď prejdeme myšou ponad dokument, zobrazia sa tlačidlá, ktoré nám umožnia upraviť existujúci text alebo pridať ďalšie bloky textu, či už pred alebo za blok s detailom riadku.


Pridajme do dokumentu hlavičku spôsobom, na aký sme zvyknutí z bežných textových editorov.


Keď sa myšou vzdialime mimo bloku, panel s nástrojmi pre úpravu textu zmizme a ostane nám jasný a jednoduchý dokument.


Teraz by sme chceli upraviť text s detailami pozvánky. Opäť prejdeme myšou ponad túto časť dokumentu, klikneme na ikonu a zobrazíme editor. Hodnoty z tabuľky sú zvýraznené zelenou farbou, zvyšok je obyčajný text, ktorý môžeme ľubovoľne upravovať.


Upravme teda detail do "ľudskejšej" podoby. Stále sa v ňom nachádza dátum zasadnutia, omylom sa nám ale podarilo zmazať čas stretnutia. To ale vôbec nevadí, pretože ho ľahko vložíme nazad jedným kliknutím.


Potrebujeme tiež pridať program stretnutia. Keďže informácie o stretnutiach sa musia archivovať, nestačí ich len zapísať do pozvánky. Namiesto toho vytvoríme novú naviazanú kolekciu s programom stretnutí a hneď ju aj použijeme v našom dokumente. V tom spočíva sila Lumeera - umožní vám vkladať nové dáta a v tej istej chvíli s nimi pracovať.


Každá tabuľka vznikne z jednej bunky, a tak Lumeer zobrazí jednu prázdnu bunku ako štartovací bod, ktorý rozšírime na novú (zatiaľ prázdnu) kolekciu.


Pre novú kolekciu nastavíme meno, farbu, ikonu a hlavičky stĺpcov a pridáme do nej niekoľko riadkov.


Chceli by sme ale vidieť program v krajšej podobe ako v tabuľke, takže z kontextového menu vyberieme detailný pohľad.


Teraz by sme chceli zmeniť formátovanie bodov programu. Keďže všetky body sú uložené v jednej kolekcii (sú riadkami v tej istej tabuľke), zmeny vo formátovaní jedného bodu sa automaticky prejavia aj vo formátovaní ostatných bodov. Údaje z tabuľky sú opäť zvýraznené zelenou farbou.


Všetko vyzerá dobre a už len pridáme pätu dokumentu rovnakým spôsobom, ako sme pridali hlavičku. Naša pozvánka na zasadnutie je hotová a má všetky zákonné náležitosti. Uložíme si ju ako "Zasadnutie 3.1.2018 - pozvánka", aby sme ju v budúcnosti mohli znovu použiť.


A je to! S pomocou Lumeera sme naraz vytvorili pekne naformátovaný dokument s pozvánkou (ktorý si samozrejme môžeme aj vyexportovať a vytlačiť) a zároveň vložili dáta do novej tabuľky, takže ich nebudeme musieť kopírovať a ukladať na viacerých miestach. Lumeer je miesto, kde môžete ukladať dáta a zároveň ich používať, pretože vám chceme umožniť pracovať s dátami jednoducho a efektívne bez ohľadu na to, či ste zo súkromného alebo z verejného sektora. Prečítajte si aj ďalšie príspevky o tom, ako do dokumentu s pozvánkou pridať uznesenia a diskusiu, ako prehľadať a zverejniť uznesenia či znovu použiť tento dokument na ďalšie zasadnutia.

Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Ako zobraziť kandidátov na mape

V minulom článku sme si ukázali, ako zobraziť dáta v kalendári, ale čo keď majú okrem časovej dimenzie aj priestorovú?

Práca s adresami môže byť náročná, pretože majú pomerne zložitú štruktúru (najčastejšie je to ulica, mesto a PSČ) a môžu byť zapísané vo formátoch, ktoré sa v rôznych štátoch líšia. Ak však chceme, aby sa zoznam adries ľahko prehľadával a udržoval, náš systém potrebuje poznať význam každej časti textového reťazca s adresou. Keď začneme zapisovať adresu do tabuľky, Lumeer nám zobrazí návrhy, z ktorých si vyberieme správnu adresu. Tieto návrhy šetria čas, ktorý by sme inak strávili písaním celej adresy, a majú aj ďalšiu výhodu: keďže nám Lumeer zobrazil návrhy, pozná význam celého reťazca s adresou a vie určiť, ktorá časť reprezentuje ulicu, ktorá mesto atď., čo je veľmi užitočné aj pre vizualizáciu na mape.

Keďže naša tabuľka teraz obsahuje stĺpec s adresou, môžeme jej riadky ľahko zobraziť na mape tak, že prepneme typ pohľadu.

Teraz už vidíme kandidátov zobrazených na ma…

Ako vytvoriť prehľad pracovných ponúk

Evidovať informácie o dvoch či troch pracovných ponukách vo vašej spoločnosti je jednoduché a stačí na to tabuľkový procesor či iný jednoduchý nástroj. Ako však rastie množstvo ponúk, kandidátov a ďalších údajov, je stále ťažšie nestratiť sa v nich a udržovať si prehľad. Dát je veľa - kandidáti s menami, adresami a pozíciami, o ktoré sa uchádzajú, a tiež pracovné ponuky s ponúkanými mzdami a menami manažérov, ktorí ich vypísali. Všetky tieto údaje spolu súvisia a v tomto článku si ukážeme, ako ich efektívne spravovať a prezerať prostredníctvom Lumeera.
Keďže Lumeer umožňuje ukladať podobné dáta do kolekcií, budeme chcieť uložiť informácie o kandidátoch, pracovných ponukách a zamestnancoch do oddelených kolekcií. Takto je to určite najintuitívnejšie, pretože kandidáti (Candidates) majú podobné atribúty, napr. meno, adresu, telefónne číslo alebo dátum, kedy sa uchádzali o prácu. Na druhej strane, pracovné ponuky (Postings) majú názvy a ponúkané mzdy a manažéri, ktorí ponuky vypísali, sú …

Ako mať prehľad o úlohách pre zamestnancov

Keď viacero zamestnancov pracuje na viacerých projektoch, aj v malej firme sa vám môže stať, že stratíte prehľad o tom, kto a na akých úlohách vlastne pracuje. Je ale veľmi dôležité mať k týmto informáciám prístup: chcete vedieť, aký je súčasný stav projektu, alebo chcete vedieť, ako sú vaši zamestnanci vyťažení.
Možno máte pocit, že sa všetky tieto informácie strácajú v kope tabuliek a emailov. Všetky tam niekde sú, ale často strávite minúty až hodiny prehľadávaním dokumentov, aby ste ich našli. Chceli by ste mať všetko na jednom mieste? Chceli by ste každú otázku o stave alebo kapacite zodpovedať po pár klikoch? Chceli by ste, aby sa všetky zmeny rýchlo a automaticky dostali ku všetkým zamestnancom, ku ktorým sa majú dostať? V tomto článku si ukážeme, ako to všetko dosiahnuť s Lumeerom.
Po prihlásení do Lumeera vytvoríme nové kolekcie: TasksPeople a Projects pre úlohy, zamestnancov a projekty. Pod pojmom kolekcia si môžeme predstaviť súbor podobných záznamov alebo množinu riadkov…